১. আমরা কারা
বাংলাদেশভিত্তিক ডকেটোরা টেকনোলজিস এই ওয়েবসাইট ও ডকেটোরা রিনিউ অ্যাপ পরিচালনা করে। আমাদের কাছে লিখুন info@docketora.tech ঠিকানায়; অ্যাপ নিয়ে সাহায্যের জন্য লিখুন support@docketora.tech ঠিকানায়।
নোটিশটি এই ওয়েবসাইট ও ডকেটোরা রিনিউর ক্ষেত্রে প্রযোজ্য; রিনিউ এখন অল্প কয়েকটি ব্যবসাকে নিয়ে প্রথম পাইলট পর্যায়ে আছে। ডকেটোরা টুলস, ডকেটোরা ট্রিপ ও আমাদের অন্যান্য পরিকল্পিত পণ্য এখনো চালু হয়নি; চালুর আগে আমরা এই নোটিশে সেগুলো যোগ করব। রিনিউ সবার জন্য খোলার আগে আমাদের সেবাদাতাদের নাম এবং তথ্য কোথায় রাখা হয়, তা এখানে জানাব।
২. তথ্য কীভাবে ব্যবহার হবে, তা কে ঠিক করে
এই ওয়েবসাইট এবং আপনার নিজের রিনিউ অ্যাকাউন্টের ক্ষেত্রে আমরা।
রিনিউর কোনো ওয়ার্কস্পেসে কী রাখা হবে — ডকুমেন্ট, ফাইল আর যাঁদের যোগ করা হয় তাঁদের তথ্য — তা ঠিক করে সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠান। সেবা দেওয়ার জন্য আমরা প্রতিষ্ঠানের পক্ষে সেই তথ্য সংরক্ষণ ও প্রক্রিয়া করি। এ নিয়ে প্রশ্ন থাকলে আপনার ওয়ার্কস্পেসের মালিককে জিজ্ঞেস করুন; উত্তর দিতে আমরা তাঁকে সাহায্য করব।
৩. এই ওয়েবসাইট কী সংগ্রহ করে
এই ওয়েবসাইট কোনো কুকি, অ্যানালিটিক্স, বিজ্ঞাপন বা ট্র্যাকিং ব্যবহার করে না, আর বাইরের কোনো স্ক্রিপ্ট বা ফন্টও লোড করে না। এটি শুধু এগুলো সংগ্রহ করে:
- যোগাযোগ ফর্মে আপনি যা পাঠান: আপনার নাম, ইমেইল, ব্যবসার নাম ও ধরন, ঐচ্ছিক ফোন নম্বর ও বার্তা, কোন পণ্যে আপনি আগ্রহী এবং যে সম্মতির লেখায় আপনি রাজি হয়েছেন। আপাতত ফর্মটি আপনার নিজের ইমেইল অ্যাপ খোলে, তাই বার্তাটি আপনার ইমেইল থেকে আমাদের কাছে আসে;
- আপনার ব্রাউজারে রাখা দুটি ছোট সেটিং, যেগুলো কুকি নয়: লাইট বা ডার্ক থিমের পছন্দ (localStorage), আর এক পাতা থেকে আরেক পাতায় যাওয়ার সময় কয়েক সেকেন্ডের জন্য লোডিং চিহ্ন স্থির রাখার একটি নোট (sessionStorage);
- সাধারণ সার্ভার লগ — যেমন আইপি ঠিকানা, সময়, কোন পাতা চাওয়া হয়েছে ও ব্রাউজারের ধরন — যা নিরাপত্তা ও সমস্যা সমাধানের জন্য আমাদের ওয়েব সার্ভার রাখতে পারে।
৪. ডকেটোরা রিনিউ কী সংগ্রহ করে
অ্যাপ চালাতে আমরা নিচের তথ্য সংগ্রহ করি। জাতীয় পরিচয়পত্রের নম্বর, জন্মতারিখ বা ব্যাংকের তথ্য আমরা চাই না।
- অ্যাকাউন্ট: আপনার নাম, ইমেইল, পাসওয়ার্ড (শুধু একমুখী হ্যাশ হিসেবে রাখা হয়, কখনো পড়ার মতো আকারে নয়), পছন্দের ভাষা এবং ইমেইল যাচাই হয়েছে কি না।
- ওয়ার্কস্পেস: ব্যবসার নাম, ধরন ও টাইম জোন; ঐচ্ছিকভাবে যোগাযোগের ইমেইল, ফোন নম্বর ও ঠিকানা; পিডিএফ রিপোর্টের হেডার, ফুটার ও লোগো; এবং প্ল্যান ও পরিশোধের রেকর্ড (পরিমাণ, মাধ্যম, রেফারেন্স ও তারিখ — কার্ডের নম্বর কখনো নয়)।
- ডকুমেন্ট: আপনার টিম যা লেখে (শিরোনাম, ক্যাটাগরি, রেফারেন্স নম্বর, ইস্যুকারী কর্তৃপক্ষ, ইস্যু ও মেয়াদ শেষের তারিখ, নোট, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও নবায়নের ইতিহাস) এবং সংযুক্ত ফাইল (পিডিএফ, জেপিজি বা পিএনজি, প্রতিটি সর্বোচ্চ ১০ এমবি)।
- টিম: সদস্যদের নাম ও ইমেইল, যাঁদের আমন্ত্রণ জানানো হয়েছে তাঁদের ইমেইল এবং প্রত্যেকের ভূমিকা।
- নিরাপত্তার রেকর্ড: আপনার সাইন-ইনের ইতিহাস (সময়, আইপি ঠিকানা ও ব্রাউজার) এবং কোন কোন ডিভাইসে আপনি সাইন ইন করে আছেন।
- কার্যকলাপের লগ: ওয়ার্কস্পেসে কে কী বদলেছেন, আর কে ফাইল ও তালিকা দেখেছেন, ডাউনলোড বা এক্সপোর্ট করেছেন। এতে লেখা থাকে কী ঘটেছে — ডকুমেন্টের বিষয়বস্তু বা আইপি ঠিকানা নয়।
- রিমাইন্ডারের রেকর্ড: কোন রিমাইন্ডার ইমেইল কাকে কখন পাঠানো হয়েছে।
৫. অন্যদের তথ্যসংবলিত ডকুমেন্ট
কর্মীর সনদ, ভাড়ার চুক্তি বা গাড়ির কাগজের মতো ডকুমেন্টে অন্য মানুষের ব্যক্তিগত তথ্য থাকতে পারে। আপনার প্রতিষ্ঠান সেগুলো যোগ করলে তা করার অধিকার নিশ্চিত করা এবং প্রয়োজনে সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিদের জানানোর দায়িত্ব প্রতিষ্ঠানেরই। অনুগ্রহ করে যতটুকু দরকার, তার বেশি ব্যক্তিগত তথ্য যোগ করবেন না।
৬. তথ্য কী কাজে ব্যবহার করি
শুধু এই কাজগুলোর জন্য:
- রিনিউ চালানো: সাইন ইন, ওয়ার্কস্পেস, ডকুমেন্ট ও ফাইল সংরক্ষণ, রিমাইন্ডার, রিপোর্ট ও এক্সপোর্ট;
- সেবা নিরাপদ ও চালু রাখা: বারবার সাইন-ইনের চেষ্টা সীমিত করা, আপনাকে আপনার সাইন-ইন ও ডিভাইস দেখানো, ত্রুটির কারণ খুঁজে বের করা ও ব্যাকআপ রাখা;
- আপনার প্রশ্নের উত্তর ও সহায়তা দেওয়া এবং পাইলট চালানো — অংশ নেওয়া ব্যবসাগুলোর কাছে তাদের অভিজ্ঞতা জানতে চাওয়াসহ;
- প্ল্যান ও পরিশোধের রেকর্ড রাখা।
৭. যা আমরা করি না
- আমরা ব্যক্তিগত তথ্য বিক্রি করি না, অন্য কারও বিপণনের জন্য শেয়ারও করি না।
- আমরা বিজ্ঞাপন দেখাই না বা ট্র্যাকিং ব্যবহার করি না; অ্যাপ বাইরের কোনো স্ক্রিপ্ট লোড করে না।
- আপনার ডকুমেন্ট দিয়ে আমরা কোনো এআই মডেলকে প্রশিক্ষণ দিই না, কারও প্রোফাইলও তৈরি করি না।
- আমাদের কর্মীরা নিয়মিতভাবে ডকুমেন্টের বিষয়বস্তু দেখেন না — শুধু আপনি চাইলে (যেমন এক্সপোর্ট বা সহায়তার প্রশ্নে), অথবা সেবা নিরাপদ রাখতে বা ব্যাকআপ থেকে তথ্য ফিরিয়ে আনতে দরকার হলে। কর্মীদের প্রতিটি কাজ লগে লেখা থাকে।
- রিনিউ এসএমএস বা প্রচারমূলক ইমেইল পাঠায় না।
৮. রিনিউতে কুকি ও ব্রাউজার স্টোরেজ
রিনিউ দুটি কুকি ব্যবহার করে, দুটিই অ্যাপ চলার জন্য দরকারি:
- একটি সেশন কুকি, যা আপনাকে সাইন ইন রাখে। কোনো স্ক্রিপ্ট এটি পড়তে পারে না, এটি শুধু এইচটিটিপিএস-এ পাঠানো হয়, আর টানা ৭ দিন ব্যবহার না হলে, বা সর্বোচ্চ ৩০ দিন পরে, এর মেয়াদ শেষ হয়ে যায়;
- একটি ভাষার কুকি, যা আপনার বেছে নেওয়া ভাষা (বাংলা বা ইংরেজি) এক বছর পর্যন্ত মনে রাখে।
- আপনার ব্রাউজারে প্রদর্শনের সেটিংও থাকে (থিম, সাইডবার, নোটিফিকেশনের শব্দ ও রিমাইন্ডারের পপ-আপ)। এ ছাড়া পাতা নতুন করে লোড হলে আপনি যে স্ক্রিনে ছিলেন, সেটি ফিরিয়ে দেখাতে তা এক মিনিট পর্যন্ত ব্রাউজারে রাখা হয়; এতে ডকুমেন্টের তথ্যও থাকতে পারে। ডেস্কটপ নোটিফিকেশন শুধু আপনি চালু করলেই ব্যবহার হয়। কোনো অ্যানালিটিক্স, বিজ্ঞাপন বা ট্র্যাকিং কুকি নেই।
৯. আমরা যেসব ইমেইল পাঠাই
- অ্যাকাউন্টের ইমেইল: ঠিকানা যাচাই (লিংক ২৪ ঘণ্টা কাজ করে), পাসওয়ার্ড রিসেট (৩০ মিনিট; এতে সব ডিভাইস থেকে সাইন আউটও হয়ে যায়), ওয়ার্কস্পেসে আমন্ত্রণ (৭ দিন), অথবা ঠিকানাটি যে আগেই নিবন্ধিত, সেই খবর। নিরাপত্তার জন্য এগুলো দরকার, তাই বন্ধ করা যায় না।
- ডকুমেন্টের মেয়াদ শেষের আগে রিমাইন্ডার ইমেইল: আপনি না বদলালে ৩০, ১৫, ৭ ও ১ দিন আগে, ওয়ার্কস্পেসের টাইম জোনে সকাল ৮টা থেকে রাত ৮টার মধ্যে, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির কাছে — কেউ না থাকলে মালিকদের কাছে। এতে থাকে ডকুমেন্টের শিরোনাম, ক্যাটাগরি, মেয়াদ শেষের তারিখ ও ওয়ার্কস্পেসের নাম; কোনো ফাইল সংযুক্ত থাকে না।
- প্রতিটি রিমাইন্ডার ইমেইলে রিমাইন্ডার বন্ধ করার লিংক থাকে, আর সেটিংসে প্রতিটি ওয়ার্কস্পেসের জন্য রিমাইন্ডার ইমেইল বন্ধ করা যায়।
- পাইলট চলাকালে, শুধু আপনার সম্মতি নিয়ে, আমরা নিজেরা হোয়াটসঅ্যাপেও রিমাইন্ডার পাঠাতে পারি। সেই ফোন নম্বরগুলো অ্যাপে রাখা হয় না।
১০. কাদের সাথে তথ্য শেয়ার করি
- যেসব সেবাদাতা আমাদের হয়ে অ্যাপ চালায় (সার্ভার হোস্টিং, ফাইল স্টোরেজ ও ইমেইল পাঠানো), তারা শুধু আমাদের নির্দেশমতো তথ্য ব্যবহার করে। রিনিউ সবার জন্য খোলার আগে তাদের নাম এবং তথ্য কোন দেশে রাখা হয়, তা এখানে জানাব।
- অর্থ পরিশোধের সেবা: ব্যাংক ট্রান্সফার বা মোবাইল ব্যাংকিংয়ে (যেমন বিকাশ, নগদ বা রকেট) পরিশোধ করলে সেই প্রতিষ্ঠান নিজের শর্তে লেনদেনটি সামলায়। আমরা শুধু পরিমাণ, মাধ্যম ও রেফারেন্স লিখে রাখি।
- আপনার ওয়ার্কস্পেসের সদস্যরা, তাঁদের ভূমিকা অনুযায়ী: মালিক ও অ্যাডমিন সব দেখেন; ম্যানেজার সব ডকুমেন্ট ও সদস্যদের তালিকা দেখেন; দর্শক ডকুমেন্টগুলো দেখেন; কর্মী শুধু নিজের দায়িত্বের ডকুমেন্ট দেখেন।
- কর্তৃপক্ষ — শুধু আইন অনুযায়ী প্রয়োজন হলে, আর যতটুকু চাওয়া হয় কেবল ততটুকু।
১১. তথ্য কীভাবে সুরক্ষিত রাখি
কোনো ব্যবস্থাই পুরোপুরি নিরাপদ নয়, তবে এখন এই ব্যবস্থাগুলো চালু আছে:
- প্রতিটি সংযোগে এইচটিটিপিএস;
- Argon2id দিয়ে হ্যাশ করা পাসওয়ার্ড, প্রথম সাইন-ইনের আগে ইমেইল যাচাই, আর বারবার ভুল পাসওয়ার্ড দিলে সাইন-ইন সাময়িকভাবে বন্ধ;
- প্রতিটি ওয়ার্কস্পেস আলাদা, প্রতিটি অনুরোধ ও প্রতিটি ফাইল ডাউনলোডে প্রবেশাধিকার যাচাই;
- অনুমান করা যায় না এমন নামে গোপন স্টোরেজে রাখা ফাইল, যা খোলা যায় শুধু এমন লিংকে, যার মেয়াদ ৯০ সেকেন্ডে শেষ হয়;
- প্রতিদিন ডেটাবেসের এনক্রিপ্ট করা ব্যাকআপ।
- কোনো সমস্যা চোখে পড়লে info@docketora.tech ঠিকানায় জানান। নিরাপত্তাজনিত কোনো ঘটনায় আপনার তথ্য ক্ষতিগ্রস্ত হলে আমরা দ্রুত সংশ্লিষ্ট ওয়ার্কস্পেসের মালিকদের জানাব।
১২. কত দিন রাখি
ওয়ার্কস্পেস খোলা থাকা পর্যন্ত তার তথ্য আমরা রাখি। কোনো মালিক ওয়ার্কস্পেস মুছে দিলে আমরা সেটি সঙ্গে সঙ্গে বন্ধ করি; ৩০ দিনের মধ্যে অনুরোধ করলে আবার খোলা যায়, তারপর স্থায়ীভাবে মুছে ফেলা হয়। এনক্রিপ্ট করা ব্যাকআপ এরপর আরও সর্বোচ্চ ৮ সপ্তাহ এবং ফাইলের আগের সংস্করণ সর্বোচ্চ ৩০ দিন থাকে, তারপর মুছে যায়। মুছে ফেলার আগে যেকোনো সময় পুরো এক্সপোর্ট চাইতে পারেন।
- সাইন-ইনের ইতিহাস: ৯০ দিন।
- অ্যাপের নোটিফিকেশন: পড়ার পর ৯০ দিন, তবে সর্বোচ্চ ১৮০ দিন।
- সরিয়ে ফেলা ফাইল: ৩০ দিন।
- যে অ্যাকাউন্ট কখনো যাচাই হয়নি এবং যার কোনো ওয়ার্কস্পেস নেই: ৩০ দিন।
- যোগাযোগ ফর্মের বার্তা: উত্তর দিতে ও পাইলট চালাতে যত দিন দরকার।
- আর্কাইভ করা ডকুমেন্ট ও কার্যকলাপের লগ: ওয়ার্কস্পেস মুছে ফেলা পর্যন্ত।
১৩. অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলা
সেটিংসে গিয়ে আপনি নিজের অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলতে পারেন। আমরা আপনার নাম, ইমেইল, পাসওয়ার্ড, সেশন ও সাইন-ইনের ইতিহাস মুছে দিই। ওয়ার্কস্পেসে আপনার যোগ করা রেকর্ড থেকে যায়, কারণ সেগুলো প্রতিষ্ঠানের; সেগুলোতে যোগকারীর নামের জায়গায় দেখাবে “Deleted user”। আপনি কোনো ওয়ার্কস্পেসের একমাত্র মালিক হলে আগে মালিকানা হস্তান্তর করুন বা ওয়ার্কস্পেসটি মুছে ফেলুন।
১৪. আপনার বিকল্প
- সেটিংসে নিজের নাম ও ভাষা বদলাতে পারেন, আর আপনার ডিভাইসগুলো দেখতে বা সেগুলো থেকে সাইন আউট করতে পারেন।
- মালিক, অ্যাডমিন ও ম্যানেজার ডকুমেন্টের তালিকা সিএসভি বা পিডিএফ হিসেবে এক্সপোর্ট করতে পারেন; মালিক ফাইলসহ পুরো ওয়ার্কস্পেসের এক্সপোর্ট আমাদের কাছে চাইতে পারেন।
- আমাদের কাছে থাকা আপনার তথ্য দেখতে, সংশোধন করতে বা মুছে ফেলতে, অথবা অ্যাকাউন্টের ইমেইল বদলাতে info@docketora.tech ঠিকানায় লিখুন। তথ্যটি কোনো ওয়ার্কস্পেসে থাকলে আমরা তার মালিককেও যুক্ত করব।
- পাইলট নিয়ে আপনার সাথে যোগাযোগের সম্মতি যেকোনো সময় প্রত্যাহার করতে পারেন।
১৫. শিশু
ডকেটোরা তৈরি করা হয়েছে ব্যবসা প্রতিষ্ঠান ও সেখানে কর্মরত মানুষের জন্য; এটি শিশুদের ব্যবহারের জন্য নয়।
১৬. এই নোটিশে পরিবর্তন
পণ্যে পরিবর্তন এলে আমরা এই নোটিশ হালনাগাদ করব এবং ওপরে তারিখ দেখাব। বড় কোনো পরিবর্তন কার্যকর হওয়ার আগে ওয়ার্কস্পেসের মালিকদের ইমেইলে জানাব।